Privacy statement
Privacy beleid gastouderopvang Het Bundertje
INLEIDING
Als ouder vertrouwt u niet alleen uw kind toe aan mijn zorg, maar heeft u ook uw persoonlijke gegevens kenbaar gemaakt. Uiteraard wil ik daarmee zorgvuldig omgaan. In dit document leest u:
- om welke gegevens het gaat en met welk doel deze gegevens zijn verstrekt;
- hoe en hoelang ik deze bewaar;
- op welke manier ik uw gegevens heb beveiligd zodat er geen misbruik van kan worden gemaakt.
Mocht u uw gegevens in willen zien dan kan dat altijd. Wanneer gegevens niet meer kloppen vraag ik u de gewijzigde gegevens aan mij door te geven.
1. PERSOONSGEGEVENS en DOEL Persoonsgegevens worden enkel en alleen gevraagd en gebruikt ten behoeve van de opvang en zullen nooit worden doorgegeven aan derden, met uitzondering van mijn achterwacht (Toon van Rumund, Cortney van der Pas) die beschikbaar is in noodsituaties. Hij/zij ontvangt in geval dat zij de kinderen bij mij thuis opvangt uw naam en telefoonnummer zodat zij contact met u kan leggen.
1.1. Overeenkomst van opdracht U sluit met mij een overeenkomst van opdracht af. Hierin zijn persoonlijke NAWTE gegevens opgenomen: naam, adres, woonplaats, telefoon en email. Van uw kind is bovendien de geboortedatum opgenomen. Dit geldt ook voor eventuele latere wijzigingen op de overeenkomst.De overeenkomst bevat de afspraken die we met elkaar maken, maar kan ook dienen als ‘’bewijs’’ (bijv. voor de belastingdienst) dat uw kind opvang bij mij krijgt.
1.2 Betalingsspecificaties Betalingsspecificaties worden verzorgd door Gastouderbureau MiKado en voldoen aan de wettelijke administratie-eisen. Zij bevatten naast opvanguren en kosten, ook naam en adresgegevens van u als ouders en naam en geboortedatum van uw kind(eren). MiKado heeft de wettelijke ‘kassiersfunktie’:
u ontvangt van MiKado na afloop van de opvangmaand de factuur; MiKado incasseert de opvangkosten bij u als ouder en betaalt aan mij als gastouder de opvangkosten uit zoals op de betalingsspecificatie is aangegeven.
1.3 Jaaroverzichten Jaaroverzichten worden eveneens verzorgd door Gastouderbureau MiKado en voldoen aan de wettelijke eisen. Zij bevatten naast opvanguren en kosten van het afgelopen jaar, naam en BSN van u als ouders en naam, BSN en geboortedatum van uw kind(eren).
1.4 Evaluatieverslagen
Ten behoeve van de wettelijk verplichte evaluatiegesprekken tussen ouders en gastouderbureau beschrijf ik als gastouder jaarlijks hoe ik uw kind in de opvang ervaar; de vraag of uw kind zich prettig voelt in de opvang en mijn opvang een plek is waar hij/zij zich goed ontwikkelt, staat daarbij centraal. In dit verslag zijn eventueel gegevens over ziekte/gezondheid opgenomen wanneer dat relevant is voor het welzijn van het kind tijdens de opvang en voor de begeleiding van het kind.
1.5 Sociale media, foto’s en ander beeldmateriaal
Voor het onderhouden van contact, het geven van informatie over de opvang of incidenteel om bijvoorbeeld een kaartje te sturen maak ik gebruik van verschillende contactmogelijkheden.
In veel gevallen, zeker bij start van de opvang en als het om heel jonge kinderen gaat, maak ik gebruik van het overdrachtsschriftje. Bedoeling is om u relevante en soms ook leuke informatie te geven over uw kind tijdens de opvang. Ook praktische wetenswaardigheden over slaap- of voedingsschema’s kunnen hierin worden opgeschreven door mij of door u als ouder.
Over het delen van informatie via facebook, deelname aan een groep, het gebruik van whats app, het maken en bewaren van foto’s worden voorafgaande aan de opvang goede afspraken met u gemaakt die worden vastgelegd in de afsprakenlijst.
1.6 Medische gegevens Het kan voorkomen dat het voor de opvang relevant is om als gastouder op de hoogte te zijn van gezondheidsproblemen bij u of bij uw kind. Dan is het goed om dit met elkaar te delen. Deze informatie wordt niet digitaal opgeslagen en ik ga er uiteraard vertrouwelijk mee om.
Voor sommige ouders is het belangrijk te weten of er in mijn opvang kinderen zijn die niet ingeënt worden/zijn. In dat kader zal ik u hiernaar vragen; zodat iedere ouder die al dan niet gebruik wil maken van mijn opvang hierin een eigen afweging kan maken. Overigens kunnen kinderen die niet ingeënt zijn in principe gewoon bij mij terecht.
2. BEWAARTERMIJNEN
2.1. Volgens de belastingwet moeten bepaalde documenten tot 7 jaar ná de beëindiging van de opvang worden bewaard, zodat binnen deze termijn door de Belastingdienst controles kunnen worden uitgevoerd. Het gaat om de volgende documenten:
- de overeenkomst van opdracht alsook wijzigingen op deze overeenkomst;
- betalingsspecificaties
- jaaroverzichten
Deze documenten worden nà deze 7 jaar binnen een jaar verwijderd / vernietigd. Dit geldt voor zowel digitale versies als papieren exemplaren.
2.2. Evaluatieverslagen worden jaarlijks na beëindiging van de opvang verwijderd /vernietigd. Dit geldt voor individuele kinderen. Heeft u 2 kinderen in de opvang en gaat de oudste naar school en verlaat daarom de opvang, dan worden van dit kind de evaluaties verwijderd.
2.3 De gegevens van ouders in de whatsappgroep Het Bundertje worden na beëindiging van de opvang verwijderd. Over het afsluiten van whatsapp in het algemeen worden met iedere ouder bij beëindiging van de opvang afspraken gemaakt.
Mails worden regelmatig – (bv) ieder half jaar verwijderd.
Wilt u dat gegevens direct na de wettelijke bewaartermijn worden verwijderd (en dus niet binnen een jaar na deze termijn) dan kunt u dit aangeven. U heeft namelijk als ouder ‘’het recht om vergeten te worden’’.
3. BEVEILIGING
Het is belangrijk dat uw gegevens op een veilige manier bewaard worden en derden geen toegang tot uw gegevens hebben.
3.1 Papieren dossier (indien van toepassing) Waar het gaat om een papieren versie van overeenkomsten en andere documenten, worden deze op een zodanige plaats bewaard dat derden hiertoe geen toegang hebben, bij voorkeur in een afgesloten kast. Gegevens zijn niet in te zien door eventuele bezoekers, (andere) ouders, huishoudelijke hulpen of anderen.
3.2 Laptop, telefoon Zakelijke digitale middelen ( laptop, telefoon) zijn beveiligd met sterke wachtwoorden (of Touch ID) die zeer regelmatig (eens per 3 maanden) worden gewijzigd. Deze worden zakelijk gebruikt en zijn niet toegankelijk voor anderen dan mijzelf (ook niet voor eigen gezinsleden)
Gegevens op de laptop worden volledig versleuteld (encrypted).
Er worden geen gegevens op USB-sticks bewaard.
Er wordt regelmatig gescand op virussen.
Wordt de computer tijdens de opvang gebruikt, dan wordt deze na gebruik afgesloten. Tevens wordt de computer altijd bij het verlaten van de woning afgesloten.
Met ADSV (mijn boekhouder) is een verwerkersovereenkomst afgesloten, aangezien het bedrijf ter uitoefening van haar taak inzage heeft in persoonsgegevens van ouders en kinderen.
Contact
Indien u naar aanleiding hiervan vragen heeft, dan kunt u via onderstaande gegevens contact opnemen:
Gastouderopvang Het Bundertje
Anja van Rumund
Lange Bunder 48
4854MA Bavel
Telefoon: 0161433032/0629431785
E-Mail: info.hetbundertje@gmail.com/anja.alleman@gmail.com
Ontwerp Mbydesign
|